La réservation

La réservation s’effectue directement en agence ou par téléphone (consultez la rubrique ‘’contact’’).

Un agent sera  à votre disposition pour un conseil ou vous aidez à apprécier le gabarit d’un utilitaire. Il pourra également vous établir un devis détaillé sur simple demande.

Pour réserver un véhicule, l’agent vous posera un certains nombre de questions parmi lesquelles :

1. Lieu et date de prise en charge,
2. Catégorie de véhicule souhaitée,
3. Votre nom,
4. Votre date de naissance,
5. Date de délivrance de votre permis de conduire,
6. Contact téléphonique.

Noter qu’un supplément vous sera toujours demandé pour :

1. Un conducteur de moins de 25 ans (20€ pour la période),
2. Un conducteur additionnel (15€ par conducteur supplémentaire pour la période).

Il vous est possible de modifier ou d’annuler une réservation sans frais jusqu'à la veille de votre départ.

Conditions pour louer un véhicule

Pour louer une voiture ou un utilitaire léger, devez remplir certaines conditions et présenter un certain nombre de documents.

En votre qualité de locataire ou de conducteur désigné sur le contrat de location vous devez :

Conditions d’âge, de permis de conduire,…

1. être âgé de plus de 21 ans et posséder un permis de conduire valide de plus d’un an pour louer les catégories AA, A, B, I, 1, 2, 3, 4 et 5.
2. être âgé de plus de 23 ans et posséder un permis de conduire valide de plus de trois ans pour louer les catégories C, D, E, H et 6.
3. Disposer d’un moyen de paiement  personnel, la règle étant que le locataire est le payeur. Ainsi, si vous êtes le locataire, vous ne pourrez présenter la carte bancaire d’une autre personne.
4. Présenter un justificatif de domicile récent (mois de 3 mois), un K-bis pour les sociétés ou une copie des statuts pour les associations.

Cas particulier des voitures sans permis :

Les conditions de locations sont différentes pour les véhicules sans permis ; pour cette catégorie nous demandons un âge minimum de 25 ans ainsi qu’un ancien permis de conduire (permis voiture ou moto).

Conditions financières

Au départ de la location, nous vous demanderons un dépôt de garantie ainsi que le prépaiement de la location.
Le dépôt de garantie (ou caution) est destiné à couvrir les dommages qui peuvent survenir en cours de location et les éventuels compléments de facturation. Il est d'un montant égal à celui de la franchise vol, de 750 à 2000€ selon les catégories et le niveau d’assurance.

Pour les clients particuliers, le dépôt de garantie s’effectue obligatoirement par carte de crédit (à l’exclusion des cartes Electron, cartes Maestro ou carte Aurore). Votre carte bancaire nous permet de faire un contrôle en demandant une autorisation de paiement pour un montant déterminé. Cette demande d’autorisation est un moyen pour nous de vérifier votre solvabilité eu égard à la valeur du véhicule qui vous est confié. Cette opération n’a pas pour effet de prélever le montant indiqué sur votre compte. Toutefois, le plafond de dépenses accordé par votre banque peut être diminué d’autant.

Pour les clients sociétés ou associations, une ouverture de compte est possible afin de vous alléger des formalités distractives. Contactez nous pour plus d’informations.

Le paiement de la location peut se faire par le mode de votre choix, cartes bancaires (même si elle est différente de celle utilisé pour le dépôt de garantie), espèces, chèques, chèques vacances ANCV ou carte American Express.

Le contrat de location

C’est le document par lequel le loueur accorde au locataire le droit d’usage d’un véhicule, qui en définit les conditions générales ainsi que celles de durée et de coût.

Le contrat doit être rédigé au moins en deux exemplaires pour être conservé par chacune des parties après signature.

Il comporte les éléments suivants :

1. sur le loueur : identité ou raison sociale – adresse, etc.
2. sur le locataire : nom – prénom – lieu et date de naissance – domicile – numéro du permis de conduire,
3. sur le ou les conducteurs autres que le locataire : nom – prénom – lieu et date de naissance – domicile – numéro du permis de conduire,
4. sur le véhicule : marque – type – numéro d’immatriculation – kilométrages,
5. la date, le lieu et l’heure de départ, ainsi que ces mêmes indications prévues pour le retour,
6. chacun des éléments composant le coût de la location (tarifs, assurances, extra),
7. le montant des franchises,

Le contrat inclut également les "conditions générales de location". Elles définissent les droits et obligations réciproques des parties, notamment celles relatives à :

1. l’état, l’usage et l’entretien du véhicule,
2. la responsabilité du locataire en cas de sinistre,
3. les assurances et/ou garanties incluses ou optionnelles dont le locataire bénéficie, les exclusions,
4. les conditions requises pour louer et les composantes de la location en termes de durée,
5. les modalités de restitution,
6. les modalités de paiement.

La fiche d'état du véhicule

La fiche d'état du véhicule est un document contractuel qui nous permet d’établir l’état du véhicule tant au départ qu’au retour. Elle est signée par le loueur et le locataire au départ et au retour.

L’assurance

Tout nos véhicules sont assurés tous risques par la compagnie COVEA FLEET.

Cette assurance comprend :

1. Une Assurance obligatoire pour les dommages causés aux tiers conformément à l'article L 211-1 du Code des Assurances. L’assurance aux tiers est toujours incluse dans le tarif de location. Comme tout véhicule, le véhicule de location est obligatoirement assuré pour la Responsabilité Civile qui couvre les dommages corporels ou matériels subis par des tiers du fait du véhicule loué ainsi que les dommages causés aux passagers du véhicule. Les passagers du véhicule sont considérés comme des tiers.
2. Une garantie pour le conducteur. Elle permet d'indemniser forfaitairement les bénéficiaires et leurs ayants droit des dommages  corporels dont ils peuvent être victimes pendant la période de validité du contrat de location.
3. Une assurance couvrant les sinistres vol et dommages au véhicule loué. Celle-ci vous permet, en effet, de limiter les conséquences financière d’un sinistre (vol, tentative de vol, vandalisme,  dommages ou accident) au montant de la franchise. Celle-ci est variable en fonction de la catégorie du véhicule et constitue la limite de responsabilité du locataire.

La franchise est due par sinistre.  Nous vous offrons la possibilité de réduire cette franchise en souscrivant à l’option rachat partiel de franchise.

Si le recours peut être exercé contre un tiers responsable et identifié, la franchise sera alors remboursée au prorata de la responsabilité établie à l’encontre du tiers.

Perte de garantie 

Conformément à la réglementation, le loueur peut demander le paiement de l’intégralité du préjudice qu’il subit dans les cas d’exclusion ou de déchéance de garantie limitativement prévus dans les conditions générales de location.

Exemples de cas d’exclusion
Pour les dommages :

1. Utilisation du véhicule par une personne non désignée au contrat de location,
2. Usage du véhicule dans des pays non autorisés,
3. Fausse déclaration sur le contrat de location ou sur le constat amiable,
4. Mauvaise appréciation du gabarit du véhicule (notamment parties hautes),
5. Chocs sous caisse,
6. Dommage volontaire,
7. Erreur de carburant,
8. Utilisation non conforme du véhicule (cf. condition générales de location).

Pour le vol :

1. Dépôt de plainte non effectué ou hors délai,
2. Non remise des clefs.

Prise en charge de certains sinistres par des organismes de cartes bancaires

Certains organismes de cartes bancaires (American Express, Diners, Visa, …) proposent à leurs clients porteurs de cartes privilèges (Gold, Visa premier, …) de couvrir la franchise ou la franchise non-rachetable. Si vous êtes porteur d’une telle carte, vous êtes donc invité à vous renseigner auprès de votre organisme de carte bancaire sur les conditions et les exclusions de garanties.

La prise en charge de sinistres (dégâts ou vol) relève d’un accord conclu entre vous et votre organisme de carte bancaire, dans lequel le loueur n’est pas partie prenante. En cas de sinistre (dommages ou vol du véhicule). Vous serez directement responsable, dans les limites de la franchise indiquée sur les conditions tarifaires. La franchise vous sera facturée et il vous appartiendra de contacter l’organisme émetteur de votre carte bancaire pour en demander le remboursement.

Au départ

Prise en main du véhicule

Vérifiez que l'état apparent du véhicule - carrosserie et intérieur - correspond au document décrivant l’état du véhicule que l'on vous propose de signer.
Si une anomalie est constatée, n’hésitez pas, faites nous la mentionner sur le document.

Avant de prendre la route

Un agent notera avec vous l’état de la carrosserie, de l’intérieur du véhicule ainsi que le kilométrage et le niveau de carburant affichés au tableau de bord sur la fiche d’état du véhicule. En cas d'anomalie, faites le nous rectifier. Vous vérifierez, de même, la présence de la copie de la carte grise, de la carte verte d'assurance et du constat amiable d'accident.

A noter que les loueurs de véhicules sont autorisés à remplacer l’original de la carte grise par une photocopie (article R233-1 du code de la route et arrêté du 31 décembre 1987).
Faites connaissance avec le véhicule :

1. Régler les rétroviseurs,
2. Repérez la position des manettes (feux, clignotant, avertisseur sonore,…),
3. Mémorisez le type de carburant (essence sans plomb ou diesel)

N’hésitez pas à demander des conseils pour la prise en main du véhicule.
Gardez également en mémoire le gabarit du véhicule, attention aux parkings, ponts et tunnels.

En cours de location

Vous avez pris possession du véhicule,  vous en avez la garde juridique et en êtes responsable jusqu’à la fin de la location.

Utilisez-le comme vous le feriez avec votre propre véhicule.
Vous ne devez pas en permettre l’utilisation par une personne non désignée au contrat de location. Vous prendriez le risque d’avoir à assumer l’intégralité des conséquences financières en cas de vol ou de dommages.
Vous êtes redevable de toute contravention pour non-respect du code de la route de votre fait (par exemple : stationnement, excès de vitesse, …).

Si, en cours de location, vous modifiez la date ou le lieu de restitution du véhicule, n’omettez pas de demander notre accord.

Consignes de sécurité

Il vous est recommandé d’observer les consignes de sécurité suivantes :

En cours de déplacement

1. Activez le verrouillage centralisé,
2. Roulez vitres fermées, ou ouvertes de quelques centimètres seulement.

En cas d’incident de circulation

1. N’arrêtez votre véhicule que sur instruction d’un représentant des forces de l’ordre (attention aux accidents simulés),
2. Retirez les clefs du véhicule si vous êtes amené à le quitter (en cas d’accrochage par exemple).

A l’arrêt

1. Fermez systématiquement le véhicule à clef,
2. Choisissez de préférence des zones de parking éclairées et gardées,
3. Ne laissez aucun objet personnel visible de l’extérieur lorsque vous quittez le véhicule.

Vérifications et précautions d’usage

Comme pour votre propre véhicule, vous devez :

1. Pour votre sécurité, vérifier la pression des pneumatiques,
2. Contrôler le niveau d’huile moteur
1. Tous les 1000 km pour les voitures,
2. Tous les 500 km pour les véhicules utilitaires.
3. Respecter strictement les voyants d’alerte au tableau de bord
1. Voyant orange : faire contrôler rapidement le véhicule,
2. Voyant rouge : arrêt immédiat.

Dans ce dernier cas, prévenez nous dès que possible ou contacter notre service d’assistance pour décider, d’un commun accord, les conditions de poursuites de la location.

Panne, accident ou vol du véhicule

En cas de panne

En cas de panne ou autre anomalie/incident technique, vous ne devez pas effectuer de travaux sans notre accord préalable, mais nous contacter en agence ou notre service Assistance qui vous  précisera la meilleure démarche.
Le numéro du service assistance se trouve dans la pochette des papiers du véhicule. Nos véhicules sont toujours couverts par la garantie ‘’constructeur’’, par conséquent, n’hésitez pas à faire appel au service assistance de la marque en cas de panne mécanique.

En cas d‘accident

Vous devez nous prévenir dès que possible de la survenance du sinistre.
Vous devez également remplir un constat détaillant les circonstances de l’accident.

En cas d’accident avec un tiers, veillez à remplir correctement le constat amiable, notamment les coordonnées du tiers, les cases à cocher et le schéma.  Une erreur à la rédaction du constat peut tout à fait renverser la responsabilité du sinistre.

En cas de vol

Vous devez déclarer le vol aux autorités de police le plus rapidement possible et, au plus tard, sous 48 heures.
Il faudra impérativement nous restituer les clefs. Nous vous demanderons alors de remplir une déclaration précisant les circonstances.

Infraction au code de la route

Contravention pour non-respect des règles de stationnement

Si vous avez eu une contravention pour non-respect des règles de stationnement, vous devez vous en acquitter dans les 30 jours.

A défaut, le loueur recevra un avis d’amende forfaitaire majorée (AFM). En application de l’article L. 121-2 du code de la route, il communiquera vos coordonnées au tribunal de police et vous devrez acquitter cette AFM.

Contravention pour non-respect des vitesses, des distances de sécurité, des signalisations "stop", …

Si vous n’avez pas respecté les vitesses maximales autorisées, les distances de sécurité entre véhicules ou les signalisations imposant l’arrêt du véhicule, … il y a infraction au code de la route. Cette infraction a pu être relevée par radar, de façon automatisée.

Le loueur sera amené, en application de l’article L. 121-3 du code de la route, à communiquer vos coordonnées au tribunal de police qui vous adressera un avis de contravention au code de la route et un formulaire de requête en exonération.

Ce dernier formulaire vous permettra de désigner le véritable auteur de l’infraction au cas où vous ne conduisiez pas au moment des faits.

Au retour

Restitution du véhicule

Le retour du véhicule s’effectue auprès de l’agence Olympic Location mentionnée au contrat, sur un stationnement autorisé ou dans les parkings de l’agence.

Le véhicule doit être restitué pendant les heures d’ouverture de l’agence au lieu et heures prévues au contrat.  Il est toutefois possible, sous certaines conditions, de restituer le véhicule en dehors des horaires d’ouverture. Renseignez vous auprès d’un agent.

A défaut, le véhicule reste sous votre entière responsabilité jusqu’à la réouverture de l’agence.
Lors du retour, remettez les clefs uniquement au personnel Olympic Location. Validez ensuite l’état du véhicule au moyen de la fiche d’état du véhicule.

Fermeture du contrat de location

La location prend fin à la date et heure de restitution du véhicule avec la remise des clefs au loueur et après vérification des éléments suivants :

1.  Kilométrage parcouru,  
2. Niveau de carburant,
3. Etat du véhicule,
4. Restitution des éventuels équipements et accessoires.

Facturation

La facturation sera établie en fonction des conditions tarifaires convenues à la signature du contrat. Une facture peut vous être remise au retour, sur simple demande.
Le tarif accordé au départ peut-être sujet à modification, si les conditions prévues à l’origine sont modifiées en cours de location, de votre fait.

Par exemple :
- Date et heure de retour,
- Niveau de carburant plus bas qu’au départ,
- Kilomètres parcourus.

Facturation du carburant

Au départ de la location, le véhicule est, en principe, livré avec le plein et il vous est demandé de le restituer réservoir rempli ou au même niveau.

Mais il n’est pas toujours possible de remettre le carburant.
Dans ce cas, nous  devrons faire le complément de plein et vous le facturer.
Le carburant que nous facturons est toujours plus cher qu’au tarif public ! Pourquoi ?
Nous faisons le plein dans une station service publique, nous devons par conséquent facturer des frais de service car le véhicule doit être conduit dans une station-service distante, ce qui mobilise du personnel et suscite une charge.
Le carburant facturé sera donc toujours plus cher qu’au tarif public, c’est pourquoi il vous est recommandé de faire le plein vous-même.